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4 dicas para deixar sua reunião de negócios mais produtiva

Não tem como evitar: a reunião de negócios é a saída para quem precisa resolver um assunto importante, definir uma pauta de ações ou apresentar um balanço. Mas, muitas vezes, ela acaba se estendendo por horas, comprometendo as demais tarefas e roubando o tempo que dedicaríamos a nós mesmos ou à nossa família.

 

Em se tratando de gestão de tempo, isso é muito prejudicial porque quebra todo um planejamento. Se a reunião rendeu bons frutos, ótimo. Mas se você saiu do encontro com aquela sensação de mãos vazias, de falta de resultados, o melhor a fazer é dedicar um tempo à preparação das próximas reuniões.

 

Já em consideração à produtividade, não é preciso nem falar que uma conferência ineficaz é sinônimo de atraso de tarefas, de acúmulo de trabalho, de abrir mão do atendimento de um cliente ou de um fornecedor importante.

 

Se você já passou por isso (e com certeza já passou) sabe do que eu estou falando. Por isso eu, Hygor Duarte, empresário e mentor empresarial, reuni algumas dicas de como você pode tornar sua reunião de negócios mais produtiva e, de quebra, ter mais tempo no final do dia para passear com seu filho ou fazer uma atividade física.

 

1.Defina o objetivo

 

Antes de agendar uma reunião com um cliente, um fornecedor ou com a sua equipe de colaboradores responda às perguntas: qual é o objetivo da reunião e que resultados eu quero alcançar com ela? Desse modo é mais fácil medir os resultados ao final do encontro. Isso porque se você vai para a conversa sem objetivos bem definidos, sai dela sem meios para avaliar a qualidade do encontro.

 

2.Estabeleça os temas

 

Portanto se a reunião é realmente indispensável, agende o dia, o horário e o local, avise os participantes alguns dias antes, mande lembrete com antecedência de pelo menos quatro horas e foque nos temas do encontro. Se você utilizar um arquivo no computador, deixe-o na área de trabalho para facilitar a localização. Tenha como meta não fugir dos temas propostos. Mas lembre-se que é preciso ter equilíbrio e uma dose de tolerância. Se surgir um tema importante no meio da discussão, não o ignore.

 

3.Delimite o tempo da reunião de negócios

 

Para ter uma boa reunião de negócios, o passo inicial é começá-la no horário. Evite se atrasar e avise os participantes da importância da pontualidade (por isso dei a dica dos lembretes de horários). Defina um prazo para cada tema e deixe isso claro aos envolvidos logo no início do encontro. Os temas mais complexos podem exigir mais tempo, enquanto que os assuntos mais simples são resolvidos em até 10 minutos. Assim se evitam assuntos paralelos e perda de foco.

 

4.Faça reuniões on-line

 

Quando o encontro é interno não é preciso se preocupar com agendamento de sala, tempo de deslocamento, estacionamento e check-in na recepção. Mas quando a conferência é externa é preciso levar em conta esses fatores. Por conta disso, muitos empresários utilizam as ferramentas de videoconferência. Há muitas opções de aplicativos, como Skype, WebEx e Meet do Google. Basta escolher aquele que você tem mais afinidade. Não se esqueça de testar o microfone e a câmera antes da reunião de negócios.

 

Para concluir, é fundamental conduzir a reunião de negócios com foco e objetivos definidos para obter resultados favoráveis à sua empresa. Além disso, com a gestão do tempo adequada você terá mais horas para você e sua família.

 

Gostou das minhas dicas? Aproveite para conhecer minha página no Facebook e interagir comigo. Até o próximo artigo!

 

Hygor Duarte

CEO do Grupo Fast, empreendedor e mentor empresarial, professor de cursos preparatórios para certificações Anbima, palestrante, pai de autista e idealizador do Programa 33






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